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① 짧고 쉽게 써라!
한 사람의 노력으로 여러 사람이 시간을 아낄 수 있다.
② 내용을 알 수 있는 제목을 붙여라!
급한 메일, 중요한 메일을 구별할 수 있는 좋은 단서가 된다. <필독>, <비업무성>, <긴급!> 등을 붙여주면 더욱 친절.
③ 본인이 누구인지를 서두에 밝힌다.
누가 보낸 것인지를 알기 위해 본문 전체를 헤매는 수고를 덜어준다.
④ 줄 간격을 넓혀라!
가로로 너무 길어지지 않도록 한 줄의 글자 수를 35자(영문 70 character) 정도로 정하고, 단락에 따라 한 줄씩 빈 공간을 주어 읽기 쉽게 해 준다.
⑤ 불만사항은 당사자에게만 보내라!
직접 관계 없는 사람이나 상사를 cc(참조)에 넣지 않도록 주의한다.
⑥ to(수신)와 cc(참조)의 용도를 구분하라!
메일을 받은 사람이 수신자(to)일 때는 필독과 정독을, 참조인(cc)일 때는 속독할 수 있다.
⑦ 메일에 시각효과를 주라!
글자의 폰트, 색깔, 크기, 굵기 등으로 강조하거나 표, 그림 등을 활용한 메일은 한눈에 들어온다.
⑧ 용량은 최소화하라!
파일 첨부(attach) 대신 본문에 내용을 직접 붙이고, 그림 파일은 jpeg 등 용량이 작은 파일로 바꿔 주고 용량이 큰 파일은 압축하여 E-메일을 보내면 수신인이 매우 편리하다.
⑨ 회신(reply)할 것인지 새 메일을 보낼 것인지 신중히 판단하라!
의사소통을 위해 이전 문서가 필요할 때는 회신(reply)으로, 그렇지 않을 때는 새로운 메일로 보낸다. 회신 메일이 줄줄이 이어져 있는 E-메일은 짜증의 원인이 된다.
⑩ E-메일 주소를 한번 더 확인하라!
E-메일을 보내기 전에 주소가 정확한지, to(수신)나 cc(참조)에 중요한 사람이 빠지지는 않았는지 다시 한번 확인한다. 중요한 메일에 특정인이 빠졌을 경우 큰 실례가 될 수 있다.
한 사람의 노력으로 여러 사람이 시간을 아낄 수 있다.
② 내용을 알 수 있는 제목을 붙여라!
급한 메일, 중요한 메일을 구별할 수 있는 좋은 단서가 된다. <필독>, <비업무성>, <긴급!> 등을 붙여주면 더욱 친절.
③ 본인이 누구인지를 서두에 밝힌다.
누가 보낸 것인지를 알기 위해 본문 전체를 헤매는 수고를 덜어준다.
④ 줄 간격을 넓혀라!
가로로 너무 길어지지 않도록 한 줄의 글자 수를 35자(영문 70 character) 정도로 정하고, 단락에 따라 한 줄씩 빈 공간을 주어 읽기 쉽게 해 준다.
⑤ 불만사항은 당사자에게만 보내라!
직접 관계 없는 사람이나 상사를 cc(참조)에 넣지 않도록 주의한다.
⑥ to(수신)와 cc(참조)의 용도를 구분하라!
메일을 받은 사람이 수신자(to)일 때는 필독과 정독을, 참조인(cc)일 때는 속독할 수 있다.
⑦ 메일에 시각효과를 주라!
글자의 폰트, 색깔, 크기, 굵기 등으로 강조하거나 표, 그림 등을 활용한 메일은 한눈에 들어온다.
⑧ 용량은 최소화하라!
파일 첨부(attach) 대신 본문에 내용을 직접 붙이고, 그림 파일은 jpeg 등 용량이 작은 파일로 바꿔 주고 용량이 큰 파일은 압축하여 E-메일을 보내면 수신인이 매우 편리하다.
⑨ 회신(reply)할 것인지 새 메일을 보낼 것인지 신중히 판단하라!
의사소통을 위해 이전 문서가 필요할 때는 회신(reply)으로, 그렇지 않을 때는 새로운 메일로 보낸다. 회신 메일이 줄줄이 이어져 있는 E-메일은 짜증의 원인이 된다.
⑩ E-메일 주소를 한번 더 확인하라!
E-메일을 보내기 전에 주소가 정확한지, to(수신)나 cc(참조)에 중요한 사람이 빠지지는 않았는지 다시 한번 확인한다. 중요한 메일에 특정인이 빠졌을 경우 큰 실례가 될 수 있다.
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